Нередко случается так, что нам необходимо организовать мероприятие по какому-то поводу, предназначенное не для узкого круга родственников и друзей, а, скажем, для коллег, широкого круга знакомых или даже прессы. Однако наши идеи по проведению таких тусовок не всегда оказываются удачными. Почему?
Организовывая день рождения, свадьбу или, к примеру, банкет по случаю защиты диссертации, мы обычно приглашаем туда только «своих». А это значит, что у присутствующих всегда найдутся общие темы для разговоров и они не будут скучать. Иное дело – различные презентации, выставки или тематические вечеринки. Там могут появляться люди, совершенно друг с другом не знакомые. И, если не позаботиться об эффективной организации такого мероприятия, участники могут почувствовать скуку, разочарование или ощутить себя не в своей тарелке. Вот несколько рекомендаций, которые позволят вам этого избежать.
Четко определите цель проведения мероприятия
Вы хотите просто собрать всех, с кем вас связывают совместные дела и интересы? Хотите встретиться с нужными людьми? Или хотите прорекламировать себя, свою деятельность? Стоит ли вообще все это устраивать? Только ответив на данный вопрос положительно, переходите к остальным пунктам.
Продумайте бюджет
Понятно, что проведение любого мероприятия стоит денег. Как минимум вам придется заплатить за аренду зала. Готовы ли вы понести такие расходы? Возможно, следует подумать о спонсорах. Можно попробовать собрать деньги«с миру по нитке». Если у вас есть тридцать знакомых, каждый из которых даст хотя бы по тысяче рублей, – вот вам уже и тридцать тысяч!
Можно организовать продажу входных билетов. Это уместно, если предусмотрено какое-то шоу, концертная программа… Таким образом вы сможете окупить понесенные расходы хотя бы частично.
Позаботьтесь об интересной программе
Недавно я была на открытии выставки одной художницы. После того, как ведущий произнес несколько слов, все разбрелись по залам и, посмотрев картины, просто слонялись, не зная, чем себя занять… Между прочим, вечеринка планировалась на всю ночь…
Не стоит ожидать, что посетители станут развлекать себя сами. Тем более те, кто пришел сюда один и не знает никого из присутствующих. Можно обратиться в агентство по проведению праздников и других мероприятий и попросить их заняться организацией вечера. Но все равно вы должны будете высказать свои пожелания. К тому же услуги сотрудников агентства тоже стоят денег, и немалых…
Можно предложить два варианта – бюджетный и «для богатых». Если деньги у вас есть, вы можете нанять, скажем, через то же агентство профессионального ведущего и артистов, которые подготовят различные номера – музыкальные, танцевальные, декламацию, какие-то оригинальные жанры… Хорошо бы пригласить одну-две знаменитости, это «подогреет» публику.
Но, допустим, ваш бюджет ограничен. Не переживайте, выход есть. Вы всегда можете обратиться к своим друзьям и знакомым. Скорее всего, те не откажутся помочь.
Начните с торжественной части. Позвольте выступить всем, кто хочет высказаться о предмете или виновнике торжества, поздравить его, вручить награды, подарки и т.д. Наверняка среди ваших знакомых есть представители искусства или хотя бы любители, которые пишут стихи, песни, рисуют и так далее. Пусть они представят свое творчество. Кстати, даже суперпрофессионалы для друзей часто делают это безвозмездно.
Желательно, чтобы торжественная часть длилась не менее сорока минут. После этого можно перейти к свободному общению, а лучше всего к банкету.
Решите вопрос с банкетом или фуршетом
Эту часть мероприятия опускать нежелательно, так как совместная трапеза сближает людей и улучшает настроение. Другое дело, что могут быть варианты.
Если ожидается много людей, а ресурсы ограничены, вы можете вручить приглашения на банкет только «избранным». Если вы все же не хотите делать разницы между «своими» и «чужими», то можно оптимизировать расходы, организовав более легкий вариант. Например, подать на стол только фрукты и сладости. Хотя это не всегда правильный выбор. Очень часто на фуршетах наблюдается избыток спиртного при малом количестве или вовсе отсутствии закусок. Знаете, если шампанское еще можно закусить шоколадом, печеньем или долькой банана, то с более крепкими напитками все это как-то не идет… Поэтому либо шампанское, сласти, вода и кофе с чаем, либо другие сорта алкоголя и нормальные закуски, к примеру, бутерброды с колбасой и икрой, тарталетки с салатом и пирожки. Кстати, следует иметь в виду, что журналисты, если вы их пригласили, нередко обижаются, когда хозяева праздника «зажимают» фуршет, и могут не написать материал. А вам ведь пиар нужен?
Понятно, что аренда помещения и артистов тоже стоит денег, и лучше, может быть, не разоряться, устраивая мероприятие в пафосном особняке и приглашая известных людей, а найти что и кого попроще, зато накрыть достойную «поляну»…
Постарайтесь по возможности никого не обделить вниманием
Если вы хозяин торжества, а посетителей не очень много, то постарайтесь подойти и лично поздороваться с каждым, а также познакомиться с теми, с кем вы до сих пор не были знакомы. Обязательно обменяйтесь визитками или координатами — кто знает, а вдруг этот контакт в дальнейшем очень даже пригодится?
